О том, как заполнять кассовую книгу (форма № КО-4) сказано в Порядке ведения кассовых операций в РФ (утв. Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) и в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу.

Второй экземпляр служит отчетом кассира. Получается, что в отчете кассира содержится копия записей в кассовой книге за день.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист. Бухгалтер проверяет все документы, пишет ручкой в отчете кассира и в кассовой книге количество приходных и расходных ордеров за день и ставит подпись.