Замечание № 1. Необоснованное расходование наличных средств на закупку товара, канцелярские товары и тп. непосредственно из кассы. Банк утверждает, что деньги из кассы можно тратить только на выплаты социального характера - зарплата, больничные листы.

Ваш банк руководствуется требованиями, которые ЦБ РФ разослал по кредитным организациям страны (к примеру, для Москвы требование изложены письме Московского главного территориального управления ЦБ РФ от 19 июня 2006 г. № 26-13-4-16/40598).

Суть указаний сводится к следующему. Расходовать наличную выручку из кассы можно только:

- на оплату труда;

- на выплату социально-трудовых льгот;

- на закупку сельскохозяйственной продукции;

- на скупку тары и вещей у населения.

Причина появления таких разъяснений в том, что утратил силу Указ Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212. Во время его действия банки руководствовались Указанием Банка России от 12 ноября 1996 г. N 360, а в пункте 3 этого документа было сказано, что организации, у которых нет задолженности по налогам, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать наличную выручку не только на зарплату, выплату льгот и т.д., но и на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей, инвентаря, оплату ремонтных работ, горюче-смазочных материалов и др.

Теперь же Центробанк предлагает пользоваться старым Указом Президента РФ от 14 июня 1992 г. № 622, который направлен на ограничение обращения наличных денег. А также руководствоваться п. 7 Порядка ведения кассовых операций в РФ, где и прописано, что наличная выручка может использоваться, по сути, только на выдачу зарплаты.

Таким образом, получается, что требование вашего банка обоснованны. Другое дело, что за такое нарушение организации не грозят никакие штрафы. Штраф за нецелевое использование организацией наличной выручки не предусмотрен статьей 15.1 КоАП РФ.

UPD. Надо сказать, что это замечание было актуально до 22 июля 2007 года, то есть до тех пор, пока не вступило в силу указание Центробанка России от 20.06.2007 г. № 1843-У.

Дело в том, что в Указание № 1843-У разрешает тратить наличные деньги из кассы не только на выплату зарплаты, но и на командировочные расходы; на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; на возврат покупателям или заказчикам ранее оплаченных наличными авансов; на выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Замечание №2. Не указаны паспортные данные получателя денег во многих расходных кассовых ордерах. При этом получатель относится к основному списочному составу.

На наш взгляд замечание банка справедливо.

Для расходного кассового ордера предусмотрена унифицированная форма (№ КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Унифицированной формой № КО-2 предусмотрена графа, в которой следует указать наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя. При этом никаких исключений для сотрудников организации не сделано.

В пункте 2 статьи 9 Федерального закона РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Таким образом, не заполнение обязательного реквизита, предусмотренного унифицированной формой, свидетельствует о том, что первичный учетный документ оформлен с нарушением. Получается, что его принятие к бухгалтерскому учету неправомерно.